Compliance en época de COVID-19

Nuestro ordenamiento, como el de países de nuestro entorno, ha venido elevando los estándares de cumplimiento legal de empresas y organizaciones (muy claramente con la reforma de 2015 del Código Penal y el nuevo art. 31 bis) con mayores exigencias de prevención del incumplimiento normativo (no sólo penal) -y reforzados mecanismos de sanción-, con objeto de reducir los riesgos derivados del incumplimiento normativo, si bien estos nuevos requerimientos están siendo adoptados de modo desigual y en este proceso ha irrumpido la emergencia desencadenada por la crisis sanitaria COVID-19.

Estos días especialmente difíciles de aguda crisis derivada de las medidas decretadas a raíz de la declaración en estado de alarma el 14 de marzo de 2020, ponen a prueba la solidez de estructuras administrativas y de gestión de empresas y organizaciones.

Son momentos de decisiones urgentes y difíciles que exponen a los directivos a mayor nivel de riesgo en muchos aspectos, también el riesgo de incumplimiento normativo tomando decisiones o actuando infringiendo las leyes en distintos ámbitos, e incluso, especialmente, mediante una aplicación indebida de normas o ventajas legales aprovechando lo excepcional de la situación.

No faltan voces que invocan esta situación extraordinaria como justificativa o eximente…para actuar ignorando normas, procedimientos, etc. amparándose en la imposibilidad práctica seguir lo que muchas veces oímos calificar como “trámites prolijos, redundantes o “inútiles” que sólo son lastres o rémoras para la dinámica empresarial, o documentos legales, mamotretos de cientos de páginas que solo citan leyes y reglamentos sin dar soluciones ni aportar ningún valor …..”

Sin embargo, esta actitud sólo se entiende cuando la dirección de una empresa no ha interiorizado como un valor la necesidad de velar por el cumplimiento normativo y/o, no ha recibido un buen asesoramiento en el diseño e implantación de un programa de cumplimiento adecuado a la misma.

Un buen programa de cumplimiento debe ser operativo, gestionable proporcionado, especialmente, en estos momentos y adaptarse a la situación de cada empresa u organización sin por ello quedar inutilizado y sin controles la entidad. Es “la prueba del algodón”. Si ante estas circunstancias se opta por tirar el programa a la papelera y lanzarse a la acción, es que el programa simplemente no es el adecuado o, lo que es peor, la dirección no considera el cumplimiento normativo como un valor en su organización y aquí ha fallado el asesoramiento en la formación y concienciación directiva.

La toma de decisiones innovadoras, en corto tiempo, o bajo condiciones difíciles también requiere tener en cuenta y gestionar la existencia del marco normativo.

Así, por ejemplo, la necesidad de mantener o reanudar una actividad productiva sin disponer de protocolos claros ni equipos de protección de la salud y riesgos laborales, las nuevas formas de trabajo no presencial y respeto de jornada, conciliación, privacidad etc. en las relaciones contractuales con clientes, proveedores, consumidores, etc. en materia de contratación con administraciones públicas; en gobierno corporativo y transparencia en la información contable y financiera, y un largo etcétera, que pueden llevar a incurrir en infracciones y consecuencias más graves traducidas en reclamaciones y demandas.

Asimismo, se evidencia que el programa de compliance debe ser adaptable, a las nuevas formas de trabajo o distribución de bienes o prestación de servicios que se adopten, ajustando protocolos de seguridad de la información y comunicaciones a las nuevas herramientas de trabajo y canales de entrega.

El responsable de cumplimiento junto a los directivos deben actuar más coordinadamente que nunca, y con la diligencia debida especialmente en momentos críticos siendo esencial dejar buena constancia y trazabilidad de los procesos de toma de decisiones y de la diligencia aplicada en ello, si no quieren exponer a la empresa u organización a graves consecuencias incluso penales que con toda probabilidad se irán exigiendo por autoridades y stakeholders – incluso accionistas- conforme se vaya recuperando la “nueva normalidad” que nos espera.

 

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